Автоматизированные процессы адаптации устраняют избыточную бумажную работу, поскольку новые сотрудники заполняют формы онлайн и подписывают их через защищенный портал. Это экономит время HR-отдела на сбор, печать и обработку физических документов и гарантирует, что все формы будут получены и поданы правильно.
Наличие порталов самообслуживания, в которых сотрудники могут легко ориентироваться самостоятельно, дает им больше контроля над процессом и позволяет им проходить обучение в удобном для них темпе.
Автоматизированные рабочие процессы
Процессы управления персоналом включают работу с конфиденциальными данными и информацией кандидатов и сотрудников, которые должны собираться и управляться в соответствии со строгими стандартами соответствия. Автоматизированные рабочие процессы помогают обеспечить соответствие, устраняя ручные ошибки и несоответствия.
Управление процессом адаптации вручную отнимает много времени у HR-команд и новых сотрудников. Требуется несколько шагов для подготовки и организации документов, настройки оборудования, контроля задач, которые должны выполнять сотрудники, подачи документов, информирования новых сотрудников об их ролях и т. д. Это очень повторяющийся процесс, который может быть очень подвержен ошибкам при ручной обработке.
Инструменты автоматизированной платформы онбординга могут сделать весь процесс намного проще и плавнее, что приведет к большей эффективности и лучшему опыту для всех заинтересованных сторон. Программное обеспечение также может четко определять обязанности и ответственность для всех заинтересованных сторон, тем самым уменьшая масштаб недопонимания. Оно даже может отправлять оповещения и уведомления для своевременной доставки и утверждения задач. Система также может хранить всю документацию в централизованном онлайн-репозитории для легкого доступа и поиска.
Консолидация
В мире бизнеса консолидация заключается в объединении или комбинировании более мелких частей, чтобы сделать их сильнее или более полезными. Для HR это может означать создание автоматизированной системы, которая обрабатывает адаптацию сотрудников в одном месте, а не в нескольких электронных таблицах и электронных письмах.
Этот процесс освобождает время для новых сотрудников и всего отдела кадров при его оптимизации. Он также дает специалистам по кадрам больше времени, чтобы ответить на любые вопросы сотрудников и помочь им улучшить адаптацию.
Положительный опыт адаптации может иметь решающее значение для того, как новые сотрудники относятся к своей компании. Digitate обнаружила, что новые сотрудники с отличным опытом адаптации в два раза чаще остаются у своего работодателя. Вот почему важно инвестировать в максимально оптимизированный процесс адаптации. Онлайн-платформа адаптации может сделать именно это. Автоматизация задач сокращает объем двусторонней коммуникации и бумажной работы как для HR, так и для сотрудников, устраняя необходимость ручного ввода данных.
Масштабируемость
Масштабируемость важна при выборе правильного программного обеспечения для управления персоналом для вашего бизнеса. Она гарантирует, что система сможет справиться с ростом, не создавая новых проблем. Это особенно важно в таких областях, как предварительная адаптация, где могут возникнуть ошибки из-за человеческого фактора.
Например, стандартизация форм может помочь обеспечить ясность в отношении того, какую форму использовать. Одна стандартная форма позволяет кому-то легче подключиться и продолжить процесс, если ваш координатор отсутствует.
Другой способ улучшить масштабируемость — предоставить сотрудникам первой линии мобильную платформу для выполнения задач по предварительной адаптации. Это позволяет им взаимодействовать с новым работодателем вне офиса или вдали от своего рабочего места, создавая более персонализированный опыт адаптации. Это также помогает снизить потребность HR-команд в ручной рассылке напоминаний и последующих действий. Это может быть трудоемкой и занимающей много времени задачей.
Настройка
Правильная платформа для адаптации позволяет HR персонализировать опыт и вовлекать новых сотрудников с первого дня. Это означает создание персонализированного пути через модули онлайн-обучения и виртуальные встречи, а также предоставление им возможности выбирать свои графики.
Эта настройка имеет решающее значение для работников первой линии, таких как горничные в отелях и продавцы в продуктовых магазинах, которым нужен доступ к столам или компьютерам. Используя такие приложения, как Coassemble, компании могут предоставить этим нерабочим сотрудникам портал самообслуживания, чтобы они могли отправлять важные документы и загружать информацию со своих телефонов.
В конечном итоге автоматизация HR помогает сократить количество ручных задач, необходимых при адаптации. Это освобождает время для HR-команд, чтобы сосредоточиться на построении связей и поддержке сотрудников при переходе на новую роль. Кроме того, это упрощает задачи по обеспечению соответствия, такие как проверка права на трудоустройство, проведение проверок биографических данных и заполнение налоговых документов. Все это можно сделать в цифровом виде через защищенные порталы или электронные подписи.