Профессионалы в бизнесе эффективно общаются друг с другом, используя различные письменные документы. Деловое письмо позволяет профессионалам сообщать друг другу важную информацию. В этой области понимание того, как улучшить свои навыки письма, поможет вам общаться с другими деловыми партнерами ясным и лаконичным образом, что поднимет вашу карьеру на новый уровень. В этой статье мы предоставили руководство по улучшению делового письма, описав, что такое деловое письмо и как улучшить эти навыки независимо от вашего уровня. Деловое письмо обычно делится на четыре категории:
- Инструктивный: Этот тип сообщения инструктирует читателя о том, что делать. Он включает памятки и руководства пользователя.
- Информационные сообщения предоставляют читателю релевантную информацию о бизнесе. Вы можете использовать эту коммуникацию для обозначения прогресса проекта и принятия решений.
- Убедительный: цель этого сообщения — убедить читателя использовать вашу информацию, которая имеет для него значение. Это включает в себя деловые предложения.
- Транзакционный: Цель этого общения — поделиться новой информацией и собрать реакции. Эта категория деловой переписки охватывает большую часть ежедневного общения на рабочем месте.
Но почему вам следует улучшить навыки делового письма? Важность улучшенных навыков делового письма в сегодняшней профессиональной среде невозможно переоценить. В мире, где общение преимущественно виртуальное, крайне важно уметь четко и эффективно излагать мысли, идеи и намерения в письменной форме. Хорошее деловое письмо отражает профессионализм и повышает эффективность и ясность общения. Поскольку компании продолжают работать во все более глобальных контекстах, потребность в эффективном письме становится еще более важной. Вот причины, по которым вам следует улучшить свои навыки делового письма.
- Улучшает профессиональный имидж
- Повышает эффективность коммуникации
- Способствует убеждению и влиянию
- Помощь в карьерном росте
- Улучшает межкультурную коммуникацию
- Обеспечивает юридическую ясность и соответствие требованиям
- Улучшает принятие решений
- Укрепляет отношения с клиентами
- Улучшает внутреннее командное сотрудничество
7 полезных советов по улучшению навыков делового письма
Навыки делового письма могут помочь вам улучшить любой вид письменной коммуникации на работе. Это потому, что навыки делового письма позволяют профессионалам сообщать важную информацию другим людям лаконичным и эффективным способом. Вот 5 навыков делового письма и общения, которые стоит отработать:
- Подумайте прежде чем писать
Планирование сообщения перед написанием гарантирует создание эффективного делового материала. Крайне важно понимать цель, которую вы пытаетесь достичь, прежде чем писать. Лучший деловой писатель понимает, что вы пишете и почему. Когда вы планируете свое сообщение, это поможет вам включить в него самую важную и релевантную информацию. Убедитесь, что ваше сообщение имеет единую и ясную цель, а не несколько пунктов. Будет легко достичь целей, если вы знаете, к какой цели стремитесь.
- Используйте лаконичный язык.
Использование краткого языка может увлечь аудиторию, несмотря на ее плотный график. Сообщайте свои идеи четко и лаконично. Напишите свое сообщение как можно меньшим количеством слов и замените сложные слова простым языком. Цель состоит в том, чтобы заставить читателей быстро просмотреть электронное письмо или документ и найти нужную им информацию.
- Воспользуйтесь услугами профессионального письма
Использование профессиональных услуг по написанию деловых эссе представляет собой уникальную практическую возможность обучения. На таких сайтах, как CustomWritings, работают опытные авторы, которые предоставляют студентам образцы работ, демонстрирующие особенности эффективного делового письма, включая структуру, тон и ясность. Таким образом, вы можете использовать профессионально составленные документы для анализа и понимания убедительного и профессионального письма, которое вы затем можете копировать и применять в своей собственной деловой коммуникации. Такой подход усиливает теоретическое обучение и предлагает практические примеры из реальной жизни, сокращая разрыв между концепциями обучения и их эффективным применением в деловом контексте.
- Поймите свою аудиторию
В своей профессиональной жизни вы будете писать самым разным людям. Ваши тексты будут эффективными, если вы сможете понять и установить связь с вашей аудиторией и ее интересами. Подумайте о причинах, по которым документ важен для вашей аудитории, и о том, как вы можете передать это через ваши деловые эссе. Учитывайте ваши отношения с получателем и выбирайте свой словарь и тон в зависимости от того, с кем вы общаетесь. Этот аспект важен, поскольку некоторые аудитории требуют от вас формальности, а другие — дружелюбия.
- Избегайте использования жаргона
Отрасли и организации используют свою терминологию в письменной форме. Они являются полезным сокращением, когда каждый читатель знает жаргон. Несмотря на то, что эти уникальные термины актуальны в других областях, они могут сбивать с толку людей за пределами бизнеса. Основная цель деловой письменной речи — убедиться, что каждый читатель понимает вашу коммуникацию. Помните, когда пишете, будьте внимательны к терминам, которые они могут неправильно понять. Если трудно избежать жаргона, постарайтесь объяснить концепцию как можно более простыми словами.
- Упражняться
Практика ведет к совершенству. Регулярная практика поможет вам улучшить свои навыки делового письма. Всегда следуйте организационным принципам, чтобы способствовать последовательности в вашем письме. Постарайтесь отслеживать свои успехи, периодически просматривая свое предыдущее письменное задание. Кроме того, уделяйте больше времени письму вне работы, чтобы лучше понять свой голос как писателя и осознать свои ошибки. Будучи студентом, не ограничивайтесь только академическим письмом. Вы будете замечать больше ошибок, если будете продолжать практиковаться.
- Определите свою цель!
Разница между творческим письмом и деловым письмом заключается в том, что творческое письмо позволяет вам выстраивать свои мысли, а деловое письмо требует от вас сразу переходить к сути. Начинайте каждую часть с самой важной информации. Это гарантирует, что ваши читатели сразу поймут цель вашего сообщения. Перед тем, как писать, обдумайте основные моменты. Если у вас несколько абзацев, добавьте основной момент в первое предложение каждого из них.
Ключи к лучшему деловому письму
Навыки делового письма — это характеристики, которые помогают студентам эффективно общаться в профессиональной среде посредством письма. Эти навыки включают точность, профессионализм, использование активного залога и корректуру. Они помогают вам эффективно взаимодействовать с вашими читателями во многих ситуациях, включая написание служебных записок вашим коллегам или вашим сотрудникам.
- Точность
Одним из эффективных компонентов делового письма является точность. Письмо фокусируется на фактах, а не на мнениях, если только целью вашего письма не является обмен мыслями. Точные данные или информация убедят читателя следовать вашим рекомендациям. Это повысит доверие и убедительность, поскольку получатель знает, что может положиться на вашу информацию.
- Поддерживать профессионализм
Это означает общение таким образом, чтобы демонстрировать уважение. Хотя писатели хотят продемонстрировать свою подлинность, чтобы создать взаимопонимание, необходимо соблюдать баланс с вашим профессиональным «я». Вы можете легко оценить свой профессионализм, запросив обратную связь от своих старших коллег, спросив, комфортно ли им это читать. Постарайтесь избегать сленга или гипербол, насколько это возможно, чтобы вы могли писать лучше и завоевать свой профессиональный авторитет.
- Используйте активный залог
Объект или субъект выполняет действие в предложениях, которые используют активный залог. Он сильнее, лаконичнее и понятнее, чем пассивный залог. Его использование обеспечит ясность и сократит многословие, одновременно усиливая ваши деловые документы. Кроме того, это также поможет сделать смысл вашего сообщения более заметным для вашей аудитории.
- Корректура
Всегда полезно внимательно вычитывать текст, независимо от того, что вы пишете. Это поможет вам проверить сообщения на наличие грамматических, орфографических и других ошибок. Чистый и отполированный документ выглядит профессионально и вызывает доверие у ваших читателей. После вычитки вы будете уверены в потоке и тоне вашего текста. Будучи студентом колледжа, всегда вычитывайте свою привычку; это облегчит вам обнаружение любого языка, который кажется повторяющимся или ненужным.
Повысьте свои навыки делового письма!
Не существует единого решения для делового письма, но есть навыки, которые можно практиковать, чтобы помочь вам найти лучшее решение. Думать о том, что писать, точность и корректура — вот некоторые из этих навыков. Однако, прежде чем начать писать, важно спросить себя, будет ли написанное вами произведение соответствовать поставленной задаче. Если вам удастся ухватить основное содержание, все остальное придет легко. Чтобы улучшить навыки делового письма, практикуйтесь как можно больше.